El calendario iCal de Airbnb: cómo sacarlo y usarlo para limpiezas

El iCal de Airbnb es un enlace que entrega el calendario de un anuncio en un formato que otros calendarios y programas saben leer. Se saca desde Calendario, Disponibilidad y Vincular calendarios, y sirve para ver dónde hay salidas, entradas y relevos sin abrir cada anuncio. Trae fechas ocupadas, no limpiezas: convertirlas en el trabajo de cada día es tu parte.

¿Qué es el iCal de Airbnb?

iCal es un formato estándar para intercambiar calendarios. Airbnb da un enlace por anuncio, y cualquier calendario o programa compatible con iCal puede leerlo. Airbnb permite exportar su calendario con un enlace y también importar el de otros sitios (fuente 1). Para limpiezas solo te importa la exportación: que tus herramientas lean lo que Airbnb ya sabe.

Cómo sacar el enlace, paso a paso

Estos son los pasos que Airbnb describe en su Centro de ayuda (fuente 1):

1. Entra a Calendario y selecciona el calendario del anuncio que quieras.
2. Haz clic en Disponibilidad.
3. En Vincular calendarios, haz clic en Vincular con otro sitio web.
4. Copia el enlace al calendario de Airbnb.
5. Pégalo en otro calendario compatible con iCal.

Repite el proceso con cada anuncio. Si los menús de tu cuenta no se llaman igual, busca la opción «Vincular calendarios». Si llevas un anuncio como coanfitriona y no ves la opción, pídele el enlace a quien lo publica.

¿Qué trae el calendario y qué no?

Trae fechas ocupadas. Airbnb explica que su calendario incluye las fechas que se marcaron como no disponibles según los ajustes de disponibilidad, el tiempo de preparación, el preaviso o las estadías mínimas (fuente 1). Es decir, no todo bloque ocupado es una reserva. Si tratas cada bloque como una salida, vas a programar limpiezas que no tocan.

Lo que esa página no dice es qué datos lleva cada evento: ni si trae la hora de entrada o de salida, ni si trae algún dato del huésped. Si tu proceso necesita una hora, no la des por hecha. Abre tu propio enlace en el navegador y revisa el archivo con un editor de texto: ahí verás qué datos trae cada evento.

Antes de fiarte del archivo, haz una prueba con una reserva que conozcas: busca cómo aparece, qué día marca como final del bloque y si los días de preparación se juntan con la reserva. Ahí sabrás si la última fecha de un bloque es el día de salida o el anterior.

¿Cada cuánto se actualiza?

Airbnb documenta que su calendario se actualiza automáticamente cada 3 horas y que sincroniza los datos de los demás calendarios vinculados (fuente 1). La página no dice cuánto tarda en reflejarse una reserva nueva en el enlace que tú lees desde fuera, así que no des por hecho que una reserva de hace diez minutos ya está en el archivo.

Tres hábitos ayudan: haz la lista la víspera para que el equipo la vea con tiempo, revísala temprano por la mañana y, si una limpieza desaparece del calendario, confirma en Airbnb que fue una cancelación antes de avisar al equipo.

Cómo sacar salidas, entradas y relevos del calendario

Con los bloques que son reservas ya identificados, la lista de trabajo sale de comparar las fechas de cada uno:

Si el archivo no distingue una reserva de un bloqueo, no lo adivines: compara los bloques dudosos con tu calendario en Airbnb. Y una hora: el calendario da fechas, y para saber si un relevo es urgente necesitas la hora de entrada. Si tu enlace no la trae, fija la que das por supuesta (la de tu anuncio) y úsala siempre igual.

Ejemplo inventado. Estos son los bloques ocupados de tres departamentos, con la fecha final como día de salida:

El 6 de octubre hay una salida en Centro 2 y ninguna entrada: una limpieza. El 8 de octubre, en Centro 1, un bloque termina y otro empieza: un relevo, que se limpia primero. Sur 3 aparece ocupado el 6 y el 7, pero es un bloqueo: si no lo distingues, programas una limpieza que sobra.

¿Cómo se usa el enlace para las limpiezas?

Hay tres formas, ordenadas de más a menos trabajo diario para quien coordina:

1. Copiar las fechas a mano. Exige abrir Airbnb cada día y te da una lista de salidas. Su límite: se desactualiza y depende de que alguien la haga.
2. Calendario compartido. Exige pegar el enlace de cada anuncio una vez y te da todos los anuncios en un solo calendario. Su límite: muestra bloques, no limpiezas; alguien los lee cada día y decide.
3. Programa que lea el enlace. Exige pegar el enlace de cada anuncio una vez y te da las limpiezas ya calculadas. Su límite: depende de cómo interprete los bloques y de lo que Airbnb ponga en el enlace.

Trata el enlace como privado: asume que quien lo tenga puede leer las fechas de ese anuncio. Pégalo solo en herramientas de tu confianza, no en grupos de mensajes ni en documentos abiertos.

Cómo lee Gobernanta el calendario de Airbnb

Gobernanta es un software de reparto y control de limpiezas para gestoras de renta corta con equipo propio. Con el calendario hace esto:

• Lo lee cada hora. Consulta el enlace iCal de cada anuncio cada hora, y solo puede ver lo que Airbnb ya haya puesto en él.
• No escribe en Airbnb. Solo lee el calendario.
• De cada salida, una limpieza. El día final de un bloque es el día de la limpieza y los relevos quedan marcados. Crea las de los próximos 14 días, y un bloqueo no genera ninguna. Después se reparten (la guía de reparto explica cómo).
• Otras plataformas, a mano. Solo se lee el iCal de Airbnb; las limpiezas de otras plataformas se agregan a mano, una por una, con «Agregar una limpieza que no estaba prevista». Entran sin persona y sin marca de relevo. El motor las reparte con las demás antes de que empiece el día; si la agregas para hoy mismo, la asignas tú desde «El equipo hoy». No hay conexión con un PMS ni con un channel manager: las dudas sobre eso están en las preguntas frecuentes.

Con datos de ejemplo, te enseñamos cómo el calendario se vuelve reparto en una demo por llamada. Para el día completo, con quién hace qué, está la guía para organizar las limpiezas con equipo propio.

Fuentes

1. Airbnb, Centro de ayuda: Sincroniza el calendario del anuncio de tu alojamiento con calendarios de otros sitios web (artículo 99). Consultado el 30 de septiembre de 2026.